山西大同大学档案工作“十二五”发展规划

时间:2014年08月11日信息来源:本站原创 点击: 【字体:


  
山西大同大学档案工作“十二五”发展的基本思路和目标是要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,认真落实《中华人民共和国档案法》、《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010~2020年)》、《高等学校档案管理办法》(简称为“27”号令)和《山西省档案管理条例》的文件精神,紧紧围绕学校教育事业战略目标、总体规划和中心工作,充分发挥学校档案和档案工作存史、资政、育人的功能,全面提升学校档案工作的服务能力和水平,建立与学校和社会发展相适应的一流大学档案馆,发挥档案工作服务学校教学、科研、管理、领导决策,服务全校师生员工、历届校友,服务社会各界需求的作用。
一、加强学校档案资源体系建设
学校档案馆作为学校档案的永久保管和利用基地,其档案资源建设是档案馆生存发展的先决条件。学校档案资源真实地记载了学校教学、科研、党政管理等职能活动及学校发展的历史轨迹,客观地反映和记录了学校教学、科研、党政管理等各方面改革发展的现状,是学校进行各项改革发展不可缺少的重要信息来源。丰富的档案资源既是档案工作的物质基础和基本前提,又是实现档案工作“服务功能”的根本保证。
发展目标:学校档案工作要在“十二五”期间,继续以档案资源体系建设为核心,着眼学校发展和社会需求,科学整合学校档案资源,加大档案的收集、征集工作的力度,扩大档案收集范围,改善档案馆藏封闭式的结构,使馆藏档案资源更丰富,更科学。
具体措施:在“十二五”期间,我们要加快档案接收范围的再修改工作,适度扩大档案收集范围,依据学校教育事业的发展和职能活动扩展,增加档案门类的收集管理工作。要直接介入重点、重要档案资料的形成、收集、归档工作,确保重点、重要档案资料完整安全。在重点抓好文书档案、教学档案、科研档案、基建档案的同时,在试点的基础上,逐步建立起上自历届校领导,下到教授、硕博导师及为学校发展做出突出贡献的师生专题档案,建立起教师科研人员业务档案、产学研档案、校史与校友名人档案、实物档案、非正式出版物档案、重大活动档案、口述历史档案、民生档案等,加强实物档案、照片档案、视听多媒体档案、电子档案的接收力度,要面向社会开展重要档案资料的征集工作,尤其要加大对散存在国内外、校内外属学校征集范围的重点档案征集工作,建立内容丰富,方便共享的优质档案信息资源,努力丰富和优化馆藏。形成档案门类齐全,结构合理的档案文件和校史资料信息中心。
二、加强学校档案服务体系建设
档案管理服务是档案部门贯彻实施“科学发展观”的重要内容,也是档案事业向前发展的重要推动力,加强学校档案服务体系建设,发掘档案部门潜在的各项功能,走出一条档案工作为学校、社会发展战略服务的新路,使档案工作融入学校建设和社会各项事业中去。
发展目标一:围绕学校中心工作和社会需求热点,抢抓机遇、转变观念、大胆实践、加强学习、解放思想,努力提高档案管理服务的自觉性和主动性;
具体措施:一是要以新的思维方式和管理模式来激活档案工作,使档案管理服务工作走出封闭,走向社会,亲近百姓,优先整理与师生员工、群众利益密切相关的档案信息资源,建立一批民生档案专题数据库,运用现代网络手段为群众提供方便、快捷的档案利用服务;二是要关注社会档案需求,使档案工作面向社会,不断开辟新的服务领域。诸如地方文化建设,雁同地区农具、煤炭发展演变史等方面的档案;三是服务理念要从被动应付向主动出击转变,要准确把握党和国家的大政方针和学校的工作重点,找准档案工作服务的切入点、结合点,增强服务的主动性、预见性和前瞻性,挖掘蕴涵丰富的档案信息资源,提高服务自觉性,把握服务时机性,把服务工作真正落到实处;四是服务对象要以党政部门为主向各级领导、机关、广大师生员工和社会各界转变,一方面要为领导决策和学校各部门、广大师生员工开展教学、科研和管理工作提供科学性、系统性的信息参考和依据,另一方面要面向社会需求,加工、开发、开放、传播学校档案信息,服务改革开放、经济社会发展;五是要根据需要,对馆(室)藏档案信息资源进行深层次、全方位的开发和整合,形成客观、准确、全面、真实的综合档案资料,成为学校科研教学有价值的资源库;六是管理服务内容要由主要提供档案查阅向全面开发档案馆功能转变;七是管理服务方式要由单一型向多样化转变,学校档案机构要以积极的态度创新多元化、多层次、多模式档案信息资源开发利用服务方式。
总之,在“十二五”期间,要围绕学校的各项工作,充分发挥馆藏档案优势,本着积极主动提供档案,为学校领导决策、机关管理和学校的教学、科研工作服务,为全校师生员工与社会有关部门与个人服务的原则。通过举办档案展览、讲座,开展档案编研、出版等方式,多形式地开发有价值、高品位的档案文化产品。编辑出版档案与校史资料若干部(册);为学校工作提供优质的系统的档案信息资料。
发展目标二:积极做好馆藏档案计算机检索目录的完善与充实工作。
具体措施:在已实现的原雁北师范学院、大同医学专科学校、大同职业技术学院和大同大学建校以来至2012年前各类档案,包括历史档案案卷级目录进行编制,形成计算机检索目录的基础上,继续完成原山西工业职业技术学院建校至今的历史档案案卷级目录的编制,并形成计算机检索目录。同时,在完善全宗介绍的过程中,继续开发编制分类更精细、更富有使用价值的档案指南、专题目录、人物卡片等多种检索工具,以及基建档案、教学档案、学位档案、科研档案等各种科技档案目录检索工具。运用多种形式为档案利用者快速检索所需档案信息。
发展目标三:由于学校档案馆既是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构,又是学校档案管理的行政部门。其主要职能是贯彻执行国家档案法律、法规及规定,对学校各立档单位的档案及档案工作进行管理、监督、检查和指导,并依法集中统一管理全校党政管理、教学、科研、财会、基建、外事、出版、设备、产品、声像等不同门类和载体的档案。因此,树立管理也是服务,监督指导也是服务的工作理念,并将此作为学校档案馆的终极发展目标。
具体措施:一是要继续加强档案工作规范化建设,确保档案收集齐全、整理规范、移交及时;二是要继续完善档案管理规章制度建设,做好档案的接收和征集工作。加强收集指导工作,全面提升档案归档质量,采取一系列措施,规范在前,指导在先,在档案收集过程中强调服务意识和团队协作精神,注重与各单位专(兼)职档案员交流沟通,从每一个归档单位的需求角度出发,从档案规章制度建设、档案工作培训等入手,建立以服务促管理,以管理促服务的良性互动机制。对办理完毕的文件资料及时接收归档,要求文书文件材料按档案管理办法规定时间归档,科技文件项目完结或工程完工后限时归档,力求归档文件材料齐全完整,不遗漏;三是对有价值的零散档案不定期进行征集,对校史资料实行广泛动员征集和有奖征集与接受捐赠等形式,动员全校师生员工共同做好档案文件归档工作;四是建立和完善新型载体档案、电子文件的整理编目规范。加强对机关部处、各教学科研单位、各群众团体等档案工作的监督指导,组织开展档案管理规范化评估,持续推动档案工作规范化、标准化和现代化建设。全面完成各级机关文件归档范围和保管期限表的修订工作,实行机关档案登记制度和整理质量合格证制度。扎实做好重点建设项目、重大活动以及民生领域的档案工作;五是 “十二五”期间,要依照《中华人共和国档案法》、《山西省档案条例》、《高等学校档案管理办法》等有关档案法规法令,结合本校实际,逐步完善和建立各门类档案管理细则。拟定颁发《山西大同大学人物档案管理办法》、《山西大同大学知名校友档案资料收集整理办法》等档案法规。在此基础上,再修订《山西大同大学档案工作文件汇编》,完成本校档案法规制度的配套工作,努力做到依法治档,依法兴档。
三、加强学校档案信息化体系建设
发展目标一:实现档案资源信息化、数字化管理,建设数字化档案馆。
具体措施:在校园综合信息化服务支撑平台上建立档案管理子系统和馆藏历史档案的数字化两项工作。办法是:第一,要加紧电子文件归档与电子档案管理办法调研,并形成管理规范制度;第二,努力实现电子文件即时归档,做到电子文件光盘存储、归档达到齐全、完整、有效;第三,加强对学校各单位电子文件积累、著录、归档等工作的监督、指导,以保证各部门产生的有保存价值的电子文件齐全、完整、有效;第四,积极稳妥地推进档案信息“上网”工程,加快档案数据库建设,尽快形成档案信息中心,实现馆藏开放档案目录的网上查询和浏览服务。
发展目标二:加强档案现代化软硬件建设。
具体措施:“十二五”期间计算机及其配套设施应有大的投入,再购置5台计算机、1台计算机数据库服务器、1台光盘刻录机、1台大功能扫描仪、1架数字照相机、1个摄像机,1套库房温湿度自动管理系统等硬件。
四、加强学校档案安全体系建设
发展目标:建立完善的可持续发展的档案“大安全”意识。
具体措施:在“十二五”期间,要继续树立“大安全”观念,建立健全档案安全管理制度,落实档案安全责任机制,组织开展经常性的档案安全教育和专项督察工作,提高档案安全管理水平,推进档案安全体系建设。办法是:第一,加大档案安全投入,采用先进的安全防范技术手段,配备完善设施设备,提高档案馆(室)安全保障能力;第二,修订完善档案安全应急预案,定期组织演练,提高档案馆(室)抵御自然灾害和处置突发事件的能力,防止发生档案安全事故;第三,加强档案信息系统和档案网络安全技术防范管理,确保档案数据及档案网络设备设施安全;第四,建立档案数据集中存储备份与灾难恢复管理机制,条件允许的话,实施重要档案异地异质备份制度;第五,加强档案信息开发利用的审查与管理,确保档案信息安全;第六,加快馆藏重要档案副本的制作步伐,保护档案原件,确保档案实体安全;第七,完成重点、珍贵档案抢救与保护项目。
五、加强学校档案人才队伍体系建设
发展目标:努力培养造就一批政治强、业务精、作风好、富有创新精神的高素质的复合型档案干部队伍,以更好地担当起推动学校档案事业科学发展的重任。
具体措施:在“十二五”期间,一是要切实按照《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》规定,创造条件,坚持实行档案人员接受继续教育,积极参加国家、省、市档案局的在职教育培训;积极参加国家、省、市档案学会活动及其学术研讨会,提高业务工作能力;二是要采取相应措施稳住档案工作队伍,档案业务人员的职称、职务(职级)及其他福利都应与教学科研人员、机关人员同等待遇。全馆要创造一个和谐的服务型、管理型和学习型、研究型为一体的档案馆。
六、加强学校档案条件保障体系建设
发展目标:强化全校师生档案意识的培养。
具体措施:一是要努力提高社会档案意识和档案法制观念,营造优化档案工作的发展环境,取得学校对档案工作的支持和各方面的投入,做好条件保障体系工作;二是要加强宣传工作,使领导和师生员工充分认识到做好新时期学校档案工作是学校的一项重要基础性工作;三是要切实加强新时期学校档案工作的组织领导;四是要建立健全新时期学校档案工作体制和机制;五是要努力推动档案馆库房建设,新建、扩建档案库房,增加档案库房面积。
 

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