山西大同大学大学归档工作流程

时间:2014年08月12日信息来源:本站原创 点击: 【字体:

 
工作流程   详细说明
 
收集文件材料 ……     齐全完整地收集部门文、声、图等各种载体的文件材料,平时要做到分类存放,照片、录音、录像等随时移交档案馆。
     
定        件
划分保管期限
……     根据《山西大同大学大学〈归档文件整理规则〉实施细则(暂行)》要求,准确定件,划分保管期限。
     
装   订 ……     拆除金属物,修整破损文件材料,用不锈钢订书钉左侧装订,做到左、下侧对齐。
     
分   类 ……     按照《山西大同大学大学部门文件材料归档范围、保管期限、分类表》进行分类。
     
排   列 ……     按照文件材料重要程度结合时间顺序排列。
     
编    号
盖归档章
……     在文件的首页右上角空白处盖归档章,用碳素墨水依次填写归档章项目。
     
编   目 ……     用档案管理系统软件准确输入件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
     
装   盒 ……     按件号顺序装盒。
     
填写备考表 ……     部门兼职档案员填写盒内归档文件材料需要说明的情况,并在整理人处签名,检查人由部门分管档案工作的负责人审查后签名。
     
移交档案馆 ……     填写移交清单一式两份,移交双方签字。