要特别关注电子档案,电子档案的特性10条

时间:2016年04月21日信息来源:互联网 点击: 【字体:

一是管理电子档案就像是照看一个长不大的孩子,它需要定期被关注和照料,才能够被利用。
二是电子档案可能很快就无法读取。数字案卷实际上可能刚一形成就可能无法利用,而纸质档案即便千年后也能阅读。
三是纸质档案扫描件并非保管过程的终结,而仅仅是开始。所以对持续管理成本的审慎规划更要必须加以考虑。
四是没有永久的存储介质。硬盘、光盘、磁带或任何其他存储介质都将需要经过测试并定期替换。要避免档案的灾难性损毁必须要主动管理。
五是由于缺少实体展现形式,电子档案更加易于失去踪迹。必须采取特别的关照措施,以确保其处于受控监管保存之下不会湮灭在数据的海洋之中。
六是电子档案易于生成拷贝和分享,但这也带来对档案真实性的担心。为此需要多重安全预防措施,以确保电子档案不被非正当改变。
七是规划电子档案保存的最佳时机是在其形成之时。不要等到软件升级替代或项目结束时再考虑档案将如何保存。
八是没有系统能够解决你所有的电子档案问题。尽管开发商声称可以,但实际上没有神奇疗法和灵丹妙药能够为你管理和保存电子档案。
九是电子档案能实现前所未有的方便利用,帮助公众确保权利,但前提是形成者、管理者和利用者等都能认识到其重要性并对其保存有所贡献。
十是就目前情况看,人们似乎已经就此达成共识,即电子档案将成为未来研究者所用历史档案的主体和中坚力量。
 原载于《中国档案报》2015年10月15日 总第2823期 第三版