关于2018年度学校各类档案材料归档的通知

时间:2019年03月14日信息来源:本站原创 点击: 【字体:

 
关于做好
2018年度各类档案材料归档的通知
 
各部门单位:
 
    为了系统、完整、及时地整理、归档学校各部门工作中形成的有价值的文件、声像、实物材料,更好地服务于学校的教学、科研和管理等工作,现将我校2018年度文件材料归档时间及归档内容安排如下:
    一、根据《中华人民共和国档案法》、教育部第27号令《高等学校档案管理办法》等有关规定,同时为了预防和惩处档案管理违法违纪行为,有效保护和利用档案,按照国家监察部、人社部、档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》的要求,请各单位按照《山西大同大学档案管理办法》(同大校字[2008]6号)及《山西大同大学<归档文件整理规则>实施办法》(同大校字[2008]5号)的通知要求,安排部署本单位2018年度档案文件的收集、分类、整理和归档移交工作,确保档案及时、安全、完整归档,便于查阅利用,严防毁损、散失、泄密及拖延归档。
     二、档案材料的归档(收集)范围  
  完整、系统地收集整理本部门形成的各类档案材料,是进一步加强学校档案管理建设的重要环节,也是学校各项工作的重要组成部分。各部门要本着对历史负责的态度和高度的责任感,加强领导,尽快组织本单位档案分管领导和专兼职档案管理人员按照《山西大同大学部门文件材料归档范围、保管期限、分类表》、《山西大同大学电子文件归档与管理暂行办法》、《山西大同大学声像档案管理细则》的要求,认真做好本部门档案材料的预立卷和归档工作。
    三、档案材料归档(收集)的具体要求
    1、归档文件材料必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰,干净整洁,无圈画修改;确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。
    2、各档案形成单位若在档案收集整理过程中遇到业务问题,请及时与档案馆档案立卷业务指导联系责任人沟通解决。
    3、归档时间
    (1)党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前归档。
    (2)教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。
    (3)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发[1988]4号来执行。
    (4)财会档案按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》第79号令来执行。
    (5)人事类档案:在形成正式材料后的1个月内移交归档。
    (6)历年尚未移交的档案,整理完毕后,要及时移交归档。对在档案管理工作中存在重大失误的人员,按照中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》执行。
    4、归档手续
   接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,并写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。移交目录需经分管领导和经办人共同签字确认。
  四、单各位归档人员如有变动,原有的专兼职档案人员有部分同志不在原岗位上了,请及时到档案馆备案并接受相关业务培训。
    联系电话:7158034   13734216019 
    邮箱:dtdxdag@163.com 
    地址:允中楼(旧图书馆)二层203室

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