山西大同大学档案馆概况

 
    山西大同大学位于国家首批历史文化名城,中国九大古都之一,国家重要能源基地,山西省第二大城市大同,与闻名中外的云冈石窟毗邻。大同大学主校区坐落于大同市御东新区兴云街,与风景秀美的文瀛湖相伴。学校前身是中央人民政府燃料工业部煤矿管理总局于1951年创建的大同矿区煤矿职业学校,1958年8月经教育部批准升格为大同矿业学院,招收第一批本科生。2006年3月经国家教育部批准,以1958年创建的雁北师范学院为主体,与大同医学高等专科学校、大同职业技术学院和山西工业职业技术学院合并组建山西大同大学。
    一、学校沿革
    1、雁北师范学院
    1958年晋北师范专科学校创建,1962年晋北师范专科学校撤销,1976年晋北师范专科学校复校并更名为雁北师范专科学校,1993年雁北师范专科学校升格为雁北师范学院。
    2、大同医学高等专科学校
    1965年大同卫生学校升格为大同医学专科学校
    3、山西工业职业技术学院
    1951年大同矿区煤炭职业学校创建,1958年大同煤炭工业学校升格为大同矿业学院,1959年大同矿业学院改建大同煤矿专科学校,1961年大同煤矿专科学校改建大同煤矿学校,1975年大同矿务局职工大学创建(合署),1984年大同煤矿学校更名为大同煤炭工业学校,1999年大同矿务局职工大学、大同煤炭工业学校合并升格为山西矿业职业技术学院,2004年山西矿业职业技术学院更名为山西工业职业技术学院。
    4、大同职业技术学院
    1999年大同高等专科学校、大同教育学院合并升格为大同职业技术学院,其中大同师范专科学校创建于1978年、云中大学(专科)创建于1984年、大同教育学院创建于1984年,1990年大同师范专科学校并入云中大学(专科),1993年云中大学(专科)更名为大同高等专科学校。
    二、档案馆机构及职责等情况
    大同大学档案馆就坐落在风景优美的主校区,2006年12月,学校本着对全校档案实行综合管理,坚持集中统一管理原则,成立了山西大同大学档案馆,为正处级建制,由校长领导,主管档案工作的副校长协助校长负责档案工作的科学管理机制。任命薛文礼为档案馆馆长,曹安斌副馆长,王云雁办公室主任,主任科员有丁玉冰和李志清。
    档案馆现有馆舍面积1600平方米,由办公区、查阅室和档案库房三部分组成,实行“三分开”管理机制。现有档案专职管理人员20人,其中学校核准编制15人,编制外公益岗位人员5人;具有硕士学历1人,本科学历16人、大专学历3人;副高级职称5人、中级职称2人、初级职称4人;馆内建立了局域网,有计算机10台,复印机1台,服务器1套,装订机3台,打印机4台,除湿器、消湿器各1台,防火器10个。档案馆下设办公室、业务指导部、保管利用部、声像管理部和校史博物馆管理部等5个部室。为便于管理、责任明确,业务指导部在设部长李志清同时,又内设文书档案组,组长黄丽红,组员胡波,主要负责党群、行政部门文书档案的收集整理;学生科技组,组长李建春,组员李叶青,主要负责教务、学生、科研、各学院及与教学科研有关部门的档案收集整理。基建财会档案组,组长张彩霞,组员刘思佳,主要负责基建、财会等部门档案的收集整理;声像管理部,部长杨志强,主要负责全校声像档案的收集整理;校史博物馆管理部,部长牛玉梅,组员王文金,主要负责校史、年鉴的编研和校史博物馆的筹建工作;保管利用部部长丁玉冰,成员有高建华、郭梦霜,主要负责全校档案的保管与利用;办公室主任王云雁协助馆长管理全馆事务。
    三、档案馆藏资源情况
    根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、教育部联合颁布的《高等学校档案管理办法》(简称“27号令”)的规定,结合我校实际,将我校馆藏档案分为六个全宗,即全宗一,神头中学;全宗二,雁北师范学院;全宗三,山西大同大学;全宗四,大同医学专科学校;全宗五,大同职业技术学院;全宗六,山西工业职业技术学院。全宗包括历年来的党政管理、教学科研、基建生产、外事工作、财务等工作中产生的工作计划、总结、会议材料、学生学籍材料、科研项目材料、基建图纸、财会凭证、帐表等各类学校档案。它们一定程度上反映了学校的历史概况及发展情况,是历史研究、编史修志,工作查考的珍贵资料。
    山西大同大学档案馆所藏档案资源主要是通过定期接收的方式进馆的。档案的形成部门为上级机关和学校的党政管理部门及各院系。档案接收采用专兼职档案人员将档案整理录入档案管理系统,学校档案馆审核验收的办法进行档案的归档。
    山西大同大学档案馆现存的档案有45630卷/盒,其中神头中学时期档案上自1963年下至1976年,共保存包括党群、行政、教学、财会在内的134卷/盒档案。雁北师范专科学校时期,保存有从1958—2006年度所产生的档案资料,较为完整。包括党群、行政、教学、出版、实物、外事、基本建设、仪器设备、发文、财会、出版,共计14038卷/盒。山西大同大学从2003年筹建到今,保存有记录大同大学成立以后的各种资料,包括党群、财会、行政、教学、出版、实物、外事、基本建设、仪器设备、发文,共计8418卷/盒。大同医学专科学校保存有从1958—2007年度所产生的档案资料,包括财会、实物、基本建设、科学研究、行政、出版、党群、教学、资料、仪器设备、外事,共计9234卷/盒。大同职业技术学院保存有从1975——2009年度所产生的档案资料,包括云中大学(4458卷/盒)、大同师专(103卷/盒)、大同市教育学院(1106卷/盒)、大同经济干部管理学院(380卷/盒),共计6047卷/盒。山西工业职业技术学院保存有从1951—2006年度所产生的档案资料,包括财会、实物、基本建设、科学研究、行政、出版、党群、教学、资料、仪器设备、外事,共计7759卷/盒。
    四、档案管理、利用和编研情况
    1、档案管理机制
    档案馆依据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》和《高等学校档案管理办法》,制定有《山西大同大学档案管理制度汇编》,其特点:一是制定出台了《山西大同大学档案管理办法》等12个档案管理的文件制度,明确了我校档案的分类方案、整理规则,建立了我校档案资料的收集、整理、归档、移交、保管、调阅、销毁等规章制度,客观上保证了我校档案管理“有法可循、以法兴档、科学建档”的长远发展;二是制定20余个档案管理的馆内制度,规范了学校档案馆的档案管理及对人员素质的要求,从而保证了我校档案建设的健康发展;三是制定了部门归档范围及要求,进一步明确各部门的归档任务、归档范围、保管期限、归档要求与标准、归档时间等档案归档的规范化要求,为今后各类文件档案的完整、准确、系统归档创造条件,客观上将我校的档案工作纳入了科学发展的轨道;四是建立健全我校各部门的档案分管领导和兼职档案管理人员,并对全校130余名档案管理人员进行了2次集中培训,进一步提高了他们的档案管理意识,为档案按规定时间整理归档和数字化档案馆的建设奠定基础。
    为加快数字化档案馆建设,我们引入“南大之星”档案管理系统软件,利用校园网形成的管理网络对全校各部门档案实施立卷、查询、利用与数字管理。并展开了对原雁北师范学院、大同医学专科学校和大同职业技术学院等三校区建校以来的档案第一次大核查、大清理及电子录入。经过五年的不懈努力,在校领导的大力支持下,全馆人员上下齐心,先后投入上百人次,录入档案251806条,更换档案卷盒33027个,修补破损档案3207件,档案的一次输入、三轮核对共计1007224条,终于完成了这项艰巨的任务。并在此基础上撰写了《山西大同大学全宗介绍》,初步实现了我校归档文件的完整、准确、系统的集中统一的数字化管理,使数字化档案馆建设管理走上了快车道。
    2、档案安全保管
    在档案安全保管上,成立了档案安全责任领导组,组长由分管校领导和馆内负责人担任,成员为全体馆员,制定了《山西大同大学档案馆档案利用制度》、《山西大同大学档案馆档案库房管理制度》等档案安全保管制度,印制了《山西大同大学档案查阅登记簿》和《山西大同大学档案借阅登记簿》,人员进出库房实现了保管利用部专人专管的局面。通过这一系列措施的实施,不仅保证了档案的安全保管,实现了经常性档案的维护保管,而且也杜绝了绝密档案的泄密问题。
    3、档案利用服务
    档案的终极目的是查证利用,为学校中远期规划发展、为社会提供服务、为历史留下文化积淀,更为广大师生便于查阅利用。我们在档案的开发利用上做了如下工作:一是引入了“南大之星”档案管理系统软件,建立了大同大学的档案目录数据库,迈出了档案信息化建设重要一步;二是利用网络中心的校园网平台,借助大同大学档案馆网站,实施了全校档案的远程查阅和电子归档,开展了主动提供档案信息服务、分发目录、电话调卷和网络查询,提供利用迅速、准确;三是编制了开放档案总目录、全引目录、重要文件目录、全宗介绍等各种门类和载体档案检索工具;四是根据单位工作和重大活动安排,超前介入,提供有效服务,诸如学术研讨会、运动会、党代会等重大活动。
    4、档案编制研究
    在馆藏档案的编研上,我们先后编制了《山西大同大学年鉴》(2008、2009、2010、2011卷)、《山西大同大学文件汇编·行政卷》(2009、2010、2011卷)、《山西大同大学文件汇编·党群卷》(2009、2010、2011卷)、《山西大同大学科研项目文件汇编》(2009、2010、2011卷)、《山西大同大学大事记》(2008-2012年)、《山西大同大学2008年申报硕士授权资料》(70本)等通用性编研材料,另《山西大同大学校史》编撰也已展开。
    5、档案交流
    为提高档案的管理意识,我们积极开展高校档案工作的经验交流活动。五年来,先后派出12人次参与档案工作的交流,或参加高校档案学术交流,或前往北京大学、清华大学、中国人民大学、南京大学、华东师范大学、复旦大学、上海交通大学、山西大学、太原理工大学、山西师范大学等国内知名院校考察学习,交流取经,旨在提高我校的档案管理水平。
    总之,学校对档案工作的统一领导、统一机构、统一制度的实施,最终形成了大同大学档案工作科学规范管理,形成了学校档案事业的可持续发展,相信不远的将来,我校的档案管理定会走新台阶。