一、编制说明
本方案规定了我校档案的分类原则，类目设置，标识符号和档号编制等。本方案适用于我校档案的分类、编目和排列上架。
二、参照标准
《普通高等学校档案实体分类法》、《山西省企业事业单位档案标》和《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》。
三、定义
类目：亦称类名，是表示具有共同性的一类档案的概念；
类号：是类目的标识符号，用以表示类目在档案分类中的位置和排列顺序。
四、分类原则
以学校档案为对象，依据各单位管理职能，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。类目名称、标识符号力求准确、简明易懂，便于掌握使用。
五、类目设置
为了便于科学管理，将学校全部档案（人事档案、医疗档案除外）按其内容和载体不同，设置党群工作、行政管理、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案、财会档案、声像档案、实物档案十一个一级类目，每个一级类目下设若干二级类目。
1、一级类目的划分与标识
一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位，根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ党群：主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政：主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科学研究：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX声像：声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
SW实物：是指本校各部门及个人在教学、科研、党政管理和社会活动中，直接形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物，是一种特殊载体的档案。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。
2、二级类目的设置和标识
二级类目是对上级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目设置，一经确定，不得随意变动。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
3、三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，科研档案、基建档案、设备档案需要扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同，例“JJ1201”，“JJ1202” ……以项目的先后顺序设置三级类目。
六、档号的编制
1、档号
档号：是学校档案在档案接收和管理过程中对档案的编号，它是档案排架的依据。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。
2、馆藏档案全宗及其标识
由于我校是由四所学校合并组建而成，经历各历史时期调整、合并至今拥有六个单位全宗，根据原雁北师院全宗标识符及其延续性，全宗名称与标识符见下表：
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全宗名称 |
标识符 |
全宗名称 |
标识符 |
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雁北师范专科学校 |
1 |
大同医学专科学校 |
4 |
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雁北师范学院 |
2 |
大同职业技术学院① |
5 |
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山西大同大学 |
3 |
山西工业职业技术学院② |
6 |
注释：
①该全宗档案包括该校由“云中大学、大同师专、大同市教育学院、大同经济干部管理学校”等先后调整、合并转移过来的部分文书档案、财会档案与教学档案。
②该全宗档案包括该校前身大同煤炭工业学校的全部档案。
3、档号结构、模式和标识
（1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。
分类号：是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。比如：“1998年竣工的第一项工程“分类号，由三级类目组成为1998—JJ1201。
案卷（件）号：是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷（件）数量不同，案卷（件）号不限级数。
（2）档号的模式
年度号十分类号十案卷（件）号
我校档案库藏有多个全宗，应在年度号前加全宗号。
（3）档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷（件）号之间，用连接符号“——”连结。例如：雁北师院1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990——JXl4——23。
七、档案的实体排架问题
从维护档案的整体性和方便查找考虑，首先按全宗分开保管存放。其次，按照类目——年度分架存放，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷（件）之间有机联系的前提下，可按永久、长期、短期的顺序排列。