各部门（学院）：
为了深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和《山西大同大学档案管理办法》，积极做好我校所属2013年档案的归档工作，确保档案及时、完整、准确归档，现对全校各部门档案材料的收集、整理和归档工作提出如下要求：
一、归档范围
各部门（学院）凡在2013年工作中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料及电子版均在归档范围内，具体请参照《山西大同大学档案预立卷管理办法》和《山西大同大学档案管理实施细则》有关各部门归档细则中的相关规定。
1、学校各部门在党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、声像、财会等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档。
2、归档的材料包括纸质材料和相应的电子、声像等文件材料（照片、光盘等），即电子、声像类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、各部门以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中形成的具有保存价值的实物档案等均应归档。
4、若各部门尚存有2013年以前的各类档案，请兼职档案员收集整理后，与2013年档案一并归档；
二、归档要求
1、各部门（学院）要加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与归档工作，保证归档文件材料的收集完整齐全，并按时向档案馆移交。
2、凡各部门（学院）产生的文件材料涉及多个部门（学院）的，由主办部门（学院）负责归档，相关部门协助提供相关材料。
3、科研、基建、出版、财会、设备等专业性归档材料，需以卷为单位进行整理、立卷的，应由归档部门按照相关要求装订后移交归档。
4、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可移交，移交的文件材料要求字迹清楚。
5、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件（页）检查，不得缺项、漏项。
6、照片、声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物等信息（见附件六），电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
7、各类文件归档一式一份，不得重复归档。
三、归档时间
按《山西大同大学档案管理实施细则》执行
四、归档流程
1、档案移交验收：各部门档案整理完毕后，由兼职档案员提前预约档案馆工作人员对立卷工作进行预查，预查合格后，办理相应的归档手续，履行交接工作。如在预查中发现整理不规范，档案馆有权责令归档部门重新整理，直至达到规范要求为止。
2、档案移交手续：凡是向档案馆移交的档案，必须由移交部门（学院）填写山西大同大学移交目录，并经本部门领导审查、签字、加盖本部门印章。所有移交材料均需一式两份，交接双方当场核对签字，各执一份保存备查。
3、与纸质文件对应的电子文件，须发送至档案馆邮箱，如电子文件数量很大，要用专门的移动设备拷贝至档案馆指定电脑中（暂定）。
五、特别强调
1、各部门归档工作必须严格按照档案馆归档流程办理，履行预归档检查手续，各部门做好相应的预检、自检工作，并填好预归档情况记录单。档案馆将以此作为年终对各部门（学院）档案工作考核的依据。
2、兼职档案员有更改、变动的部门，请及时告知档案馆。
六、档案装具
各部门所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等档案装具均由档案馆统一提供，请各部门兼职档案员清点好数量后，提前与档案馆联系。各部门在档案整理过程中，如有不明事宜，请随时与档案馆联系。