第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》等规定，特制定本办法。
第二条 本办法中所指的档案，是指我校在从事教学、科研、党政管理以及其它各种活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，也是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量、科研水平及管理水平的重要标志，是评估学校办学水平的重要内容，也是维护学校历史真实面貌的重要工作。因此，我校应把档案工作纳入学校的整体发展规划。
第四条 学校各级领导应把档案工作纳入本单位的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导和管理；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作；并根据档案工作发展的需要，保证人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障依法开展档案工作。
第五条 学校档案工作应当实行统一领导，集中管理，以确保档案的完整、准确与安全，便于学校与社会的利用。
第六条 档案馆必须严格执行党和国家的安全保密制度，在确保档案的安全和保密的前提下，要搞好档案的利用工作。
第二章 领导体制和机构设置
第七条 我校档案工作，接受山西省教委的领导，同时接受山西省档案局的指导、监督和检查。
第八条 学校成立档案工作委员会，设主任一名，由分管档案工作的副校长担任、副主任三名，委员若干名，由有关职能部门的负责人组成。档案工作委员会是学校档案工作的最高行政管理机构，领导全校档案工作，其主要职责是：
1、认真贯彻国家关于档案工作的法律、法规，结合本校实际，提出指导性意见；
2、负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，保障档案工作与其它工作同步发展；
3、审批学校有关档案工作的规章制度、规划等；
4、研究、决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜；
5、为学校档案工作的开展创造必要的条件，促进档案管理现代化建设；
6、协调档案工作与其它工作的相互关系。
第九条 各部、处、院、所（中心）、直属单位（以下简称“各部门”）由一名负责人分管本部门的档案工作，并由一名或多名兼职档案员具体承办本部门的档案工作，具体要求如下。
一、部门分管档案工作负责人主要职责：
- 组织部门职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入工作计划；
- 加强与学校档案馆的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；
- 支持部门兼职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。
1、认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》，严格执行学校档案工作的规章制度，掌握档案管理工作的基本技能；
2、根据本单位归档范围要求，制定档案的归档类目表，做好预立卷工作；
3、负责本单位文件材料的整理、立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
4、检查、督促、指导立卷人员做好文件材料的收集、预立卷、归档工作；
5、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交归档材料；
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；
7、注意文件材料的安全和保密工作。
第十条 学校档案馆是具有双重管理职能的机构，它既是我校档案工作的职能管理部门，也是永久保存和提供利用的服务机构，具有全面履行档案行政管理和档案保管利用两种职能。其主要职责是：
1、宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定学校档案工作发展规划、工作计划等；
2、制订本校档案工作的规章制度，负责监督、指导和检查我校各部门档案工作的执行情况；
3、负责对学校各部门的档案工作进行监督和指导，协助各部门、各学院做好各类档案的预立卷工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，及时做好档案的接收(征集)、整理、分类、编目、鉴定、统计和保管我校的各类档案和有关资料；
4、负责开展我校档案的开发和利用工作；
5、负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，多形式多层次开发档案信息资源，逐步把档案部门建设成为档案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学校与社会的信息中心；
6、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
7、负责建立健全档案工作管理体系及对全校兼职档案工作人员的业务培训，开展、参加档案的学术研究和交流活动，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；
8、积极开展档案的数字化建设，加强档案现代化管理；
9、开展档案宣传教育活动和对利用者的教育活动，扩大档案工作的影响，提高全校师生的档案意识；
10、开展档案学术研究和学术交流活动；
11、完成学校领导交办的其它任务。
第十一条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案馆的分支机构，受档案馆和业务部门的双重领导，须每年向学校档案馆报送档案目录，并按规定向档案馆移交永久保存的档案。
第三章 档案工作人员
第十二条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵纪守法，公正廉洁，严守党和国家秘密，具备档案业务知识和相关学科的科学文化知识和现代化管理知识、技能，具有大专以上学历。
第十三条 为保证学校档案工作的开展，根据我校实际情况，有计划地增加档案人员编制，充实档案人员队伍。
第十四条 学校档案工作人员(包括档案部门和各部门的专职档案人员以及以做档案工作为主的兼职档案人员)属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号）实行专业技术职务聘任制，并保持人员的相对稳定。
第四章 经费、库房、设备
第十五条 学校档案工作所需经费，单独立项，列入学校预算，统筹解决，学校各职能部门要对用于保存本部门归档文件材料所需的档案装具等设备，在其切块经费中给予支持。
第十六条 档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》的要求。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。要有专人负责库房的技术管理工作，做到防盗、防火、防水、防电、防鼠、防晒、防尘、防霉、防有害气体等。
第十七条 根据档案工作需要，学校有计划地按照《山西省企业科技事业单位档案信息化评估办法（试行）》的要求，为档案馆配置计算机（台数/人数）、高速扫描仪、复印机、录音机、数码照相机、录像机等设备，实现计算机管理与档案缩微化。
第五章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十八条 建立和完善归档制度，并将归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十九条 学校的各项工作要与档案工作实行“四同步”管理，即同时布置、检查、总结、验收档案工作。学校实行部门和课题组立卷制度。各部门和课题组在教学、科研、党政管理等活动中形成的材料，由兼职档案员收集齐全并按规范化要求进行立卷，定期向档案馆移交，集中统一管理。档案馆负责业务指导、检查和验收。
第二十条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等十一类，各类档案的归档范围和保管期限按《山西大同大学归档范围和保管期限》执行，凡属应归档的材料必须按规定及时归档。
第二十一条 文件材料的归档范围
1、党群档案：是指学校党委系统、团委、工会、协(学)会组织在工作活动中形成的全部档案的总和；
2、行政档案：是指学校行政系统各部门在工作活动中形成的全部档案的总和；
3、教学档案：是指学校在教学管理、教学实践和教学研究中形成的档案；
4、科研档案：是指学校各单位在科学研究过程中形成的档案；
5、基建档案：是指学校在基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震加固、维修等项目的全过程中形成的档案；
6、仪器设备档案：是在仪器设备购置、验收、安装、使用、维修、改进、事故处理以及报废过程中形成的档案；
7、出版档案：是指我校自行编辑出版的校报，各种书刊及在出版管理过程中形成的档案；
8、外事档案：是指我校在各种外事活动中形成的档案；
9、财会档案：是指我校在财务管理工作中形成的档案；
10、声像档案：是指利用现代科学技术将声音与图像记录在磁性材料、感性材料或其它合成材料上形成的档案。声像档案包括照片档案、影片档案和录音档案。
(1)照片档案：是照相机将影像摄录于感光材料上面形成的档案，一般由底片(原版底片、翻版底片)、照片及文字说明三部分构成。
(2)影片档案：用电影摄影装置将影像摄于胶片上面形成的档案。
(3)录音档案：用机械、光学或电磁等方法记录图像和伴音信号而形成的档案。
11、荣誉实物档案：是指获得的各种奖励的荣誉证书、锦旗、奖杯、奖牌等。
第二十二条 文件材料的组卷要求
1、归档的文件材料均须质地优良，书写工整，图像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准；
2、文件材料尽量采用年度立卷。请示与批复，放在批复年立卷；没有批复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷；回顾及纪念性文件，放在写成年立卷；
3、卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依照其形成规律和特点，按有关规定排列；
4、科研课题文件材料的排列顺序是：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料，按有关规定整理；
5、编排页号件号。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号和件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应对卷内每份材料，逐件编件号；图表和声像材料等，也应在装具上或在声像材料的背面，逐件编号；
6、填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化，没有题名的应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写，但应在拟写的标题外加上方括号。没有责任者及年、月、日的文件材料要考证清楚，然后填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内目录应放在卷首；
7、声像材料要用文字表明摄像和录音的对象、时间、地点、中心内容及责任者；
8、填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，应将立卷人、检查人姓名和时间填上，以示负责。检查人一般应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾；
9、卷内文件应去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊要求进行裱糊；字迹已扩散的应进行复制，并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷内文件应逐件用细线订好。对未留装订线的文件须进行贴边后再行装订；
10、归档的案卷必须经过整理、鉴定，归档单位应逐个提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档；
11、不同保管期限，不同密级的文件材料，必须分别组卷；
12、文件材料的形成，必须符合文件处理的基本要求，特别禁止用铅笔、圆珠笔书写。
第二十三条 学校各类档案归档时间
1、党群、行政、出版、外事、教学和声像类档案，以及科研、设备、基建、
财会等门类的管理性文件应在次年六月底前整理立卷归档；
2、教学档案按教学年度归档，即每学年结束后整理立卷，并于次学年度寒
假前归档；
3、科研、基建等项目文件材料在项目完成通过鉴定（结题）、验收或运行后
两个月内整理立卷归档；
4、仪器设备档案于开箱验收后两月内整理立卷归档；
5、财会档案中的会计凭证、会计帐簿和清册等，由财务部门保管二年，期
满后的次年六月底前移交档案馆后归档；
6、出版档案于次年六月底前整理立卷归档，出版的书稿档案可随时整理立
卷归档；
7、外事档案于次年六月底前整理立卷归档；
8、干部档案，应将办理完毕的文件材料在一周内归档；
9、声像档案，应由声像档案产生部门于次年六月底前编辑整理归档；其他部门和个人产生的与各类专题活动有关的声像材料，同专题活动的其它材料一并整理立卷及时归档；
10、荣誉实物档案于次年第一季度末归档；
11、随时接收上级规定应接受的档案。
第二十四条 校档案馆应注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第二十五条 在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，学校应向国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。
第二十六条 学校对科研成果，基建工程等进行鉴定、验收时必须有校档案馆人员或本部门的档案人员参加。有关业务主管部门要会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第二十七条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，将酌情予以奖励。
第二十八条 学校各部门向档案部门移交档案时，必须办理交接手续、填写移交清单一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，双方清点无误后签字、盖章，各执一份备查。
第六章 档案管理
第二十九条 学校档案馆要对档案进行分类、编号、编目和排列。分类方法按《山西大同大学档案实体分类方案》执行。
第三十条 校档案馆对保管期限已满的档案要按有关规定组织鉴定小组及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对于要销毁的档案必须填写销毁清册，经校领导批准后方可销毁。
第三十一条 档案馆应有专人负责下列统计工作：
1、档案的收进和移出，全宗和案卷数量，档案的利用、销毁和馆内各种数据等情况；
2、按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计表。
第三十二条 档案馆应建立和健全库房管理的规章制度，实行专人负责；严格按照“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体”的要求管理库房；研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案进行及时修复或复制，确保档案的安全与完整。
第三十三条 档案馆对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，遇有特殊情况应立即向校领导报告，及时处理。
第三十四条 校档案馆应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制。
第三十五条 为充分发挥馆藏档案信息资源的作用，要积极推进档案的计算机管理，有计划有步骤地朝着“数字化档案馆”的目标努力。
第七章 档案的利用与开放
第三十六条 校档案馆要积极创造条件，按照《中华人民共和国档案法》的规定向学校和社会开放档案。
第三十七条 我校馆藏档案下列情况不宜开放：
- 涉及国家秘密；
- 涉及专利和科技秘密；
- 涉及个人隐私；
- 档案形成部门规定限制利用的；
- 学校党政重要会议记录。
第三十九条 档案馆进行档案提供利用应遵循下列规定：
1、单位和个人凭个人身份证和合法证件，可以利用已经开放的档案；
2、本校工作人员因工作需要可直接查阅、借阅本部门归档的档案，若查阅非本部门归档的、带有密级、限制使用的档案，须持部门介绍信并经立卷部门负责人同意后方可查阅；
3、利用者要求复制档案，一律由档案馆办理。档案复制件，必须加盖档案馆公章或专用章，方具有与原件同等效率；
4、对重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆领导批准；
5、向校档案馆移交、捐赠和寄存档案的部门，对其档案享有优先利用权，并可以对其档案内容提出限制利用的意见，档案馆应保护其合法权益；
6、外单位或个人查阅档案并要求出具各种证明的，需提供单位介绍信或身份证等有效证件，并按国家和本市规定收取费用。部门（学院）和个人利用其所归档、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。
7、台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；外国组织和个人要求利用档案，应按国家档案局发布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理；
8、查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。对借出的档案，档案馆要定期催还。发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学校处理；
9、未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第四十条 校档案馆设立专门的阅览室，为档案的利用创造良好的外部环境，并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、档案馆指南等，积极为利用者服务。
第四十一条 校档案馆必须编制必要的现代化的检索工具，建立数据库；积极开展档案的编研工作，有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。
第四十二条 校档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第八章 考核与奖惩
第四十三条 校档案馆要完善各项规章制度，制订各项业务规范，明确岗位职责并建立检查、考核和评估制度，对优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。
第四十四条 有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰和奖励：
- 档案的收集、整理、保护、利用、编研做出显著成绩的；
- 档案的现代化管理和信息化建设做出显著成绩的；
- 对档案研究做出重要贡献的；
- 将重要的或珍贵的档案捐赠给学校的；
- 发现和保护有重要价值档案的；
- 同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十六条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学校责令限期改正或给予处理。情节严重的，学校将按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法，报请上级档案行政管理部门对直接责任人给予处罚。
- 损毁、丢失档案的；
- 擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
- 涂改、伪造档案的；
- 擅自出售、赠送、交换档案的；
- 倒卖档案牟利或者将档案卖给外国人的；
- 擅自泄露档案内容的；
- 将教学、科研、党政管理等公务活动中形成的应当归档的文件资料据为己有，拒不归档的；
- 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
- 档案人员玩忽职守，造成档案损失的。
第九章 附 则
第四十七条 本管理办法由山西大同大学档案馆负责解释。
第四十八条 本管理办法自2008年1月8日起执行，今后凡有与上级主管部门或国家的有关规定抵触之处，则按上级或国家的有关规定执行。