第一条 为了进一步加强我校档案工作，努力实现档案的规范化管理，有效地保护和利用档案，为学校各项工作提供服务。根据《中华人民共和国档案法》和原国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》及《山西大同大学档案管理办法》，特制定本实施细则。
第二条 本细则的实施，旨在将我校在教学、科研、党政管理及其它工作活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的文字、图表及声像材料能够收集齐全，系统整理，完整保存，便于提供利用。
第三条 学校要加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入学校的整体发展规划，实行学校各项工作与档案工作的“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 校长办公会议每年至少要有两次会议，听取学校档案工作进展情况的汇报，并就其发展规划、年度工作及业务建设与经费投入提出指导性、决策性意见。
第五条 分管档案工作的副校长，又是学校档案工作委员会主任，除对档案工作给予及时指导外，每年至少要主持召开1—2次档案工作委员会成员会议，研究、协调和解决档案工作中存在的有关问题。
第六条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存学校档案和进行提供利用的服务机构，承担着学校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计与利用任务。要在明确档案业务指导、档案借阅管理与档案信息化建设负责人的基础上，履行下列职责：
1、宣传贯彻有关档案工作的法律、法规和国家有关方针、政策，进行档案法制教育；
2、制定学校档案事业发展规划，建立健全档案管理规章制度，适时组织开展分管档案工作的领导及专、兼职档案人员的业务培训，不断提高业务素质；
3、定期或不定期地对各部门文件材料的形成、积累、立卷与归档工作进行指导、监督与检查，发现问题及时解决；
4、根据学校安排和部门的要求，积极参与学校科研成果鉴定、基建项目竣工、重要仪器设备的开箱验收工作和重大活动档案的监督管理；
5、对学校各种门类和各种载体的档案，进行及时编目上架，科学规范排列，集中统一管理，维护档案的完整、准确与安全；
6、依法查处档案违法行为，并履行法律、法规及学校赋予的其它职责。
第七条 学校档案工作人员(包括档案部门和各部门的专职档案人员以及以做档案工作为主的兼职档案人员)，要敬业爱岗，树立档案法制意识，加强业务学习，注重素质提高，掌握档案管理的新方法，积累档案管理的新经验，进行档案管理的学术探讨，属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)实行专业技术职务聘任制。
第八条 学校各党群部门，各院、部、处、室，教辅及直属单位，作为文件制发和文书处理部门，担负着学校文件材料的收集、整理、立卷、归档的重要任务，要认真履行下列职责：
1、把档案工作列入年度工作计划，建立健全本部门的立卷归档制度，实行各项工作与档案工作的“四同步”管理，确定部门分管档案工作的负责人、兼职档案员以及立卷人，并明确各自的岗位职责，力求做到人员的相对稳定。如有人员变动，需做好档案的移交工作，方可离岗；
2、分管档案工作的负责人要将分管档案工作的情况列入自己的年度考核内容，积极支持和协助本部门的档案管理人员工作，督促检查本部门档案管理人员的立卷归档情况，发现问题，积极采取措施，及时帮助解决；
3、档案管理人员要将文件材料的立卷归档工作，作为自己工作的重要组成部分，列入自己的岗位职责。指导立卷人在日常文书处理过程中，建立严格的收发文登记与签收制度，按照文件材料的自然形成规律和有机联系，随时进行资料的收集与整理。要及时与档案馆取得联系，共同寻求文件材料预立卷的方式、方法，保证组卷的科学、合理与规范，保质保量按时完成归档任务。
第九条 党委办公室、党委组织部、党委宣传部、校长办公室、工会、人事处、教务处、科研处、研究生处、学生处、招生就业处、计财处、国际交流中心、资产设备管理处、基建处、后勤管理处、继续教育学院是学校文字、图表、声像等资料形成的主要部门，尤其要高度重视档案工作，对档案工作实行严格管理，并要在档案管理人员大多为兼职的情况下，保证其有足够的时间和精力进行文件材料的收集、整理、立卷、归档。对于有关重大活动事项必须安排本部门的档案管理人员参加，确保学校档案材料能够收集齐全、整理完整。
第十条 为使档案管理不断规范化、制度化，保证档案资料能够收得回、用得上、管得好。学校将加大档案管理的力度，并采取如下措施：
1、档案馆每季度要安排专门人员了解和掌握自己负责指导和收交单位的立卷归档情况，并依据部门工作内容，将应归已归或应归未归档案记录在案，同时对分管领导和兼职档案管理人员的工作情况做出客观公正的评价；
2、学校档案工作委员会根据档案馆提供的情况，每年要进行一次档案工作完成情况的考核与评价(详见附表)，并将考核与评价结果进行公示，同时作为对分管档案工作的领导和档案管理人员进行考核和享受岗位津贴的依据之一；
3、对文字、图表及声像等资料收集齐全、整理完整、组卷规范，归档及时的部门和单位(考核、评价得分在90分以上)，学校将对重点部门分管档案工作的负责人和档案管理人员进行年度表彰和不同等级的奖励；对不能按时完成归档任务的部门(考核、评价在60分以下)，将扣发分管档案工作的负责人和档案管理人员年岗位津贴的10%，同时年度考核不能为优秀，不能参加当年各项先进的评选；对于丢失、损毁或者将学校重要文件(上级针对学校的重要批示、批复等)和珍贵原始资料(主要经济、技术合同与协议等)据为己有的，一经发现，将按照《中华人民共和国档案法》的有关条款，追究当事人的有关责任。
第十一条 学校要加大档案工作的经费投入(每年的业务建设费不少于八万元)，注重档案库房、设施的标准化建设，为学校的改革发展与建设积累翔实的历史资料，并提供良好的服务。
第十二条 本细则由山西大同大学档案馆负责解释。
第十三条 本细则自2008年1月8日起执行。