按照《高等学校档案管理办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《山西大同大学档案管理办法》和《山西大同大学档案管理实施细则》等档案管理办法规定，特制定本办法。
第一章  总则
第一条 为防止文件材料散失，提高学校归档工作的质量和效率，做好文件材料平时的查找和保管，使归档文件材料达到完整、准确和系统的目的，学校实行归档文件材料在形成部门预立卷管理。
第二条 在每年年度，各部门兼职档案员应对本部门年度归档的文件材料进行分类、整理、预立卷。
第三条 在部门档案预立卷过程中，档案馆指定专人协助指导，严格把关，以保证归档工作的质量。
第二章  文件材料的归档范围
第四条 对于处理完毕后的文件，或平时工作过程中产生的各类文件材料，学校各部门工作人员应及时向本部门兼职档案人员移交。
第五条 各部门兼职档案人员应按照《山西大同大学部门文件材料（含声像、实物）归档范围、保管期限、分类表》，根据本部门归档类目条款名称，为每一条款准备一个卷夹，将接受的文件归入有关卷夹内分类保管，并登记在文件登记簿上，以备查找。
第三章  文件材料的标准与要求
第六条 接收归档的文件材料必须是原件，签发稿手续应完备，落款及日期无遗漏，并盖有公章，发文号不能重复。
第七条 文件的起草、修改、核稿、签发，批示等都应使用蓝黑墨水或墨汁书写，不能采用铅笔或圆珠笔。文件的拟稿和缮印一律用A4纸。
第八条 传真件要进行复印，领导签发内容须签发在复印件上。
第九条 所有归档文件材料必须具有完整性和准确性。
第十条 文件材料用纸应统一规格，字迹要端正。
第十一条 各部门文件材料，严格按照《山西大同大学部门文件材料（含声像、实物）归档范围、保管期限、分类表》的要求归档。
第十二条 各部门归档文件材料，严格按照《山西大同大学归档文件整理规则实施办法》的要求归档。
第十三条 各部门产生的电子文件材料，严格按照《山西大同大学电子文件归档与管理暂行办法》的要求归档。
第十四条 各部门组织重大活动产生的过程材料，严格按照《山西大同大学重大活动档案管理实施细则》的要求归档。
第十五条 基建、重点实验室、学科建设、研究所、校园网络、附属医院及各类大型设施等所属部门，严格按照《山西大同大学重大建设项目档案管理实施办法》的要求归档。
第十六条 各部门产生的声像档案，按照《山西大同大学声像档案管理细则》的要求归档。
第十七条  珍贵图书资料、档案、纪念物品及荣誉实物档案，严格按照《山西大同大学珍贵图书资料、档案、纪念物品管理暂行办法》和《山西大同大学荣誉实物档案收集、管理暂行办法》的要求归档。
第四章  归档文件材料的整理和预立卷的程序
第十八条  不同保管期限的归档文件应参考《山西大同大学部门文件材料（含声像、实物）归档范围、保管期限、分类表》分开立卷，按档案利用的大小分为永久、长期和短期三种。
第十九条 对绝密、机密、秘密不同密级的归档文件，应分开独立组卷。
第二十条 归档的案卷一般以问题为主，参照文件的作者、名称、时间、收发文机关及地区特征，把同一问题的文件组成一卷，即“一事一卷”。特殊情况下文件也可以“件”归档。
第二十一条 卷内文件应按照文件的重要程度排列。结论性文件在前，过程文件在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。已按文件重要性排列的卷内文件还应按照文件时间的顺序排列。
第二十二条 对写成年度及针对内容年度不一致的归档文件立卷时间的处理原则。
（1）当年度写成的文件，此年年初批准或发布的，放在批准、通过的年度立卷；
（2）年度计划、总结、报表、预算等放在针对年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷；
（3）计划与总结写在一起的文件，应按文件内容的主次和中心来确定；
（4）跨年度处理完毕的文件，可放在办理结束或结案的一年立卷；
（5）跨年度的请示与批复，来文与复文，一般按本部门的发文时间立卷；
（6）批准或转发文件，应按批准、转发时间立卷。被批转的文件原件在拟稿人单位的，仍按原来文件的写成年度立卷；
（7）纪念性和回顾性文件，放在写成年度立卷。
第二十三条 预立卷经档案部门专职人员复核后，在文件材料上编页号，填写卷内文件目录。
第二十四条 由各部门兼职档案员填写档案预立卷移交目录。
第五章  预立卷的移交归档
第二十五条 归档时间：各部门应在第二年六月向档案部门移交上一年度归档文件材料。
第二十六条 移交目录一式二份，一份由归档部门保存，一份交档案部门保存，经清点无误后，双方在移交目录上签字。
第六章  附则
第二十七条 本办法自公布之日起执行。
第二十八条 本办法由档案馆负责解释。

 

中  华  人  民  共  和  国  监  察  部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国　　  家　 　 档　　  案　　  局令 第　30　号 　　《档案管理违法违纪行为处分规定》已经2013年1月24日监察部第1次部长办公会议、2012年8月27日人力资源社会保障部第87次部务会议、2012年7月30日国家公务员局第37次局务会议、2012年4月28日国家档案局局务会议审议通过。现予公布，自2013年3月1日起施行。 　　　　　　　　　　　　　　　　　 　监　 察　 部　 部　 长　 马　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 人力资源社会保障部部长　 尹蔚民 　　　　　　　　　　　　　　　　　 　档　 案　 局　 局　 长　 杨冬权 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　2013年2月22日   档案管理违法违纪行为处分规定 　　第一条　为了预防和惩处档案管理违法违纪行为，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》、《行政机关公务员处分条例》等有关法律、行政法规，制定本规定。 　　第二条　有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分： 　　（一）行政机关公务员； 　　（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员； 　　（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员； 　　（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。 　　事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照《事业单位工作人员处分暂行规定》执行。 　　法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。 　　第三条　将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。 　　第四条　拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。 　　第五条　出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。 　　第六条　利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。 　　第七条　因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 　　第八条　擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 　　第九条　有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分： 　　（一）涂改、伪造档案的； 　　（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。 　　第十条　携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。 　　第十一条　有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分： 　　（一）擅自提供、抄录、复制档案的； 　　（二）擅自公布未开放档案的。 　　第十二条　有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分： 　　（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的； 　　（二）未建立档案安全管理规章制度的； 　　（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。 　　第十三条　有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分： 　　（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的； 　　（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的； 　　（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。 　　第十四条　在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。 　　第十五条　违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。 　　第十六条　拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。 　　第十七条　因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的，依照《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》、《行政机关公务员处分条例》等有关规定，可以申请复核或者申诉。 　　第十八条　任免机关、监察机关和档案行政管理部门建立案件移送制度。 　　任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件，认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的，应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门。档案行政管理部门应当依法及时查处，并将处理结果书面告知任免机关、监察机关。 　　档案行政管理部门查处档案管理违法案件，认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的，应当及时将有关案件材料移送任免机关或者监察机关。任免机关或者监察机关应当依法及时查处，并将处理结果书面告知档案行政管理部门。 　　第十九条　有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。 　　第二十条　本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。 　　第二十一条　本规定由监察部、人力资源社会保障部、国家档案局负责解释。 　　第二十二条　本规定自2013年3月1日起施行。