山西大同大学 - 档案馆

第一章总则
第一条 声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材料等为载体，以影像和声音为主要反映方式。声像档案具有生动形象的特点，可为教育、科研、生产和管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是人们社会实践活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富。
第二条 为建立、健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》和原国家教育委员会颁布的《照片档案管理规范》，结合我校的具体情况，特制定此管理细则。
第二章声像档案的形成与归档
第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校档案馆馆藏，全校所有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向学校档案馆移交。
第四条 形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。照片和底片同时归档，并附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。影片、录像、录音等档案材料，应将原件归档，并附以文字说明。
第五条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简炼。
第六条 档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案馆的监督、检查和指导。
第七条 声像档案的归档范围。（见附件）
第三章声像档案的管理和利用
第八条 档案馆从事声像档案管理的工作人员，应将自己形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。
第九条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、生产等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。
第十条 做好声像档案的保护。声像档案的载体与其它档案的载体不同，在管理上，应根据声像档案载体的化学成分，物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防磁、防光、防火、防蛀等。
第十一条 本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案的，应持本单位的证明和个人证件，方可借阅(借阅本人的声像档案只需出示本人证件)。借阅必须办理登记手续，照片、底片、录音一律不得借出档案馆，需要借出者必须经档案馆领导同意，由档案馆声像技术室负责翻印、翻录。借阅人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者加倍偿还，并追究其责任。归还时档案馆声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。
第十二条 校外单位借阅声像档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经档案馆领导同意后，按上级有偿服务规定支付利用费、同时交纳押金，方可借阅。
第十三条 档案馆声像档案工作者，应定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。
第十四条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。
第四章声像档案管理工作人员
第十五条 声像档案人员，必须努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，有较高的政治思想水平，有保密意识，具有声像档案专业知识和有关科学技术知识及艺术鉴赏能力。
第十六条 声像档案管理人员应热爱本职工作，具有高度的工作责任心，视档案为己命。积极主动地宣传声像档案的作用和意义，刻苦钻研声像技术和声像保护技术，并编制各种检索工具，为提供利用创造良好的条件。
第十七条 声像档案工作者必须具有良好的服务态度，热情细致的为利用者服务。
第五章附则
第十八条 本管理办法由山西大同大学档案馆负责解释。
第十九条 本管理办法自2008年1月8日起执行。

注释：
声像档案：是指利用现代科学技术将声音与图像记录在磁性材料、感性材料或其它合成材料上形成的档案。声像档案包括照片档案、影片档案和录音档案。
1、照片档案：是照相机将影像摄录于感光材料上面形成的档案，一般由底片(原版底片、翻版底片)、照片及文字说明三部分构成。
2、影片档案：用电影摄影装置将影像摄于胶片上面形成的档案。
3、录音档案：用机械、光学或电磁等方法记录图像和伴音信号而形成的档案。