山西大同大学 - 档案馆

    根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《山西省企业事业单位档案标准》的精神，为加强我校实物档案的收集管理和利用，避免损坏和丢失，使实物档案更好地为学校各项工作服务，特制定本暂行办法。
   一、实物档案管理的基本原则
    1、实物档案是指学校各院、部、处、室，各有关单位及个人在教学、科研、党政管理和社会活动中，直接形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物，是一种特殊载体的档案；
    2、实物档案直观、形象地反映了学校各项实践活动的某个方面或该活动的结果。人们通过实物档案可以了解学校发展的历史轨迹，它是学校各项工作成绩的见证，具有保存利用价值和直观教育作用。实物档案和其它载体档案一样，是学校档案的一部分；
    3、实物档案应实行集中统一管理，统一陈列，确保完好无损。
   二、实物档案的收集范围
    1、学校和各院、部、处、室，各有关单位历年来获得的各种牌匾、奖杯、奖状、锦旗和证书等奖品；
    2、学校历史上使用过的各种校徽、印模等；
    3、学校在各种大型文体活动中获得的牌匾、奖杯、奖状、锦旗和证书等奖品；
    4、兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品；
    5、其它有保存价值的物品。
三、实物档案收集、管理办法
    1、各院、部、处、室，各有关单位应在次年的第一季度向档案馆送交本部门所获得的各种奖品。如果希望保留一段时间，可先将所获奖品的文字说明送交档案馆；
    2、对个人及各单位送交以往保留的实物档案，档案馆随时接收；
    3、各院、部、处、室，各有关单位及个人在送交实物档案时，应附上实物档案的文字说明，并办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交单位或个人保存，一份由档案馆保存。对个人赠送的珍贵实物档案，档案馆将发给纪念证书；
    4、凡属校外赠送的礼品，接收部门应将所收礼品清单送交一份给档案馆；其中有使用价值的礼品，经校领导同意可由接收单位保留使用，珍贵礼品应交档案馆保存，并办理交接手续；
5、学校档案馆对收集到的实物档案，将进行分类、整理、编号，并妥善保管。有条件时可由档案馆拍照汇编成册，便于提供利用。
四、实物档案的利用
    1、对学校实物档案进行固定陈列，可供教职工参观，进行传统教育；
2、学校各院、部、处、室，各有关单位如利用实物档案时，可到档案馆办理借出手续，但对珍贵的实物档案，只提供照片，一般不将实物借出，以免造成损坏或丢失。