严格执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（中华人共和国教育部令第27号）及上级有关档案工作的方针政策和法律法规，保守档案机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度：
一、档案馆在各部(室)办公室接待外来查档人员和立卷归档人员，非经许可不得进入档案库房；
二、档案接收、借阅与利用应严格遵守《山西大同大学档案接收制度》、《山西大同大学档案利用制度》等有关规定；
三、凡属“秘密、机密、绝密”档案，登记编目时，必须在登记本备注栏内盖上“秘密”、“机密”、“绝密”字样；对于涉密档案实施专人管理，定点存放，其他非工作人员不得私自接触；
四、未经批准，任何人员不得私自将馆藏档案携带出馆，不得私自随意复印、摘抄档案内容，更不得传播具有内部和涉密的档案内容；
五、档案保管应严格遵守《山西大同大学档案馆库房管理制度》，确保档案实体安全；
六、节假日或寒暑假前，要及时催回借出的档案材料、未上架入库的档案材料须放入箱柜内；
七、档案馆是机要重地，为确保安全，假期按学校规定安排人员值班，值班人员要做好来馆查档的服务工作，忠于职守，确保档案的安全。