各部门单位：
为了系统、完整、及时地整理、归档学校各部门工作中形成的有价值的文件、声像、实物材料，更好地服务于学校的教学、科研和管理等工作，现将我校2018年度文件材料归档时间及归档内容安排如下：
一、根据《中华人民共和国档案法》、教育部第27号令《高等学校档案管理办法》等有关规定，同时为了预防和惩处档案管理违法违纪行为，有效保护和利用档案，按照国家监察部、人社部、档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》的要求，请各单位按照《山西大同大学档案管理办法》(同大校字[2008]6号)及《山西大同大学<归档文件整理规则>实施办法》(同大校字[2008]5号)的通知要求，安排部署本单位2018年度档案文件的收集、分类、整理和归档移交工作，确保档案及时、安全、完整归档，便于查阅利用，严防毁损、散失、泄密及拖延归档。
二、档案材料的归档(收集)范围
完整、系统地收集整理本部门形成的各类档案材料，是进一步加强学校档案管理建设的重要环节，也是学校各项工作的重要组成部分。各部门要本着对历史负责的态度和高度的责任感，加强领导，尽快组织本单位档案分管领导和专兼职档案管理人员按照《山西大同大学部门文件材料归档范围、保管期限、分类表》、《山西大同大学电子文件归档与管理暂行办法》、《山西大同大学声像档案管理细则》的要求，认真做好本部门档案材料的预立卷和归档工作。
三、档案材料归档（收集）的具体要求
1、归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。
2、各档案形成单位若在档案收集整理过程中遇到业务问题，请及时与档案馆档案立卷业务指导联系责任人沟通解决。
3、归档时间
（1）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前归档。
（2）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。
（3）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发[1988]4号来执行。
（4）财会档案按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》第79号令来执行。
（5）人事类档案：在形成正式材料后的1个月内移交归档。
（6）历年尚未移交的档案，整理完毕后，要及时移交归档。对在档案管理工作中存在重大失误的人员，按照中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》执行。
4、归档手续
接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，并写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。移交目录需经分管领导和经办人共同签字确认。
四、单各位归档人员如有变动，原有的专兼职档案人员有部分同志不在原岗位上了，请及时到档案馆备案并接受相关业务培训。
联系电话：7158034
邮箱：dtdxdag@163.com
地址：允中楼（旧图书馆）二层203室