| 工作流程 | 详细说明 | |
| 收集文件材料 | …… | 齐全完整地收集部门文、声、图等各种载体的文件材料，平时要做到分类存放，照片、录音、录像等随时移交档案馆。 |
| 定 件
划分保管期限
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…… | 根据《山西大同大学大学〈归档文件整理规则〉实施细则(暂行)》要求，准确定件，划分保管期限。 |
| 装 订 | …… | 拆除金属物，修整破损文件材料，用不锈钢订书钉左侧装订，做到左、下侧对齐。 |
| 分 类 | …… | 按照《山西大同大学大学部门文件材料归档范围、保管期限、分类表》进行分类。 |
| 排 列 | …… | 按照文件材料重要程度结合时间顺序排列。 |
| 编 号
盖归档章
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…… | 在文件的首页右上角空白处盖归档章，用碳素墨水依次填写归档章项目。 |
| 编 目 | …… | 用档案管理系统软件准确输入件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 |
| 装 盒 | …… | 按件号顺序装盒。 |
| 填写备考表 | …… | 部门兼职档案员填写盒内归档文件材料需要说明的情况，并在整理人处签名，检查人由部门分管档案工作的负责人审查后签名。 |
| 移交档案馆 | …… | 填写移交清单一式两份，移交双方签字。 |